シフト表 エクセル。 エクセル“マクロ機能”でシフト作成を効率化するテクニック

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シフト表 エクセル

エクセルで店員の勤務表などのシフト表を作成する際、ガントチャートがあれば、手薄な時間帯を一発で発見できて便利です。 このガントチャートは、積み上げ横棒グラフを使えば簡単に作成できます。 あるいは、条件付き書式を使って、就業時間帯のセルを塗りつぶしてガントチャートを作成することもできます。 今回は、ガントチャートを作成するワザを2つ解説します。 縦に並ぶ氏名が表と逆になるので、軸を反転させます。 就業時間帯を横軸に設定し、始業時のデータ系列を透明(「塗りつぶしなし」と「線なし」)に指定します。 就業時間はCtrlキー+ドラッグで範囲を追加します。 グラフタイトルは、セルA1の日付(曜日付き)のデータを参照します。 次に縦に並んだ氏名を表の並びに揃えます。 次は、就業時間を指定します(ここでは8~20時)。 次に、始業時のデータ系列(青帯)をクリックして選択します 凡例が削除されます。 最後に、選択した始業時の青帯を透明に変えます。

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エクセル“マクロ機能”でシフト作成を効率化するテクニック

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エクセルでのシフト表・勤怠管理表の作り方 テンプレートではなく、自分でエクセルのシフト表を作りたいという人にシフト表の作り方を紹介します。 作り方はシフト表の種類によっていろいろあるのですが、今回は下のような1日のシフトに入る人数を自動で計算してくれるシフト表を作成してみます。 自動計算させる箇所は、シフトに入っている人数とその日の勤務時間です。 セルのサイズを調整する まず最初にエクセルの縦と横のセルのサイズを調整します。 デフォルトでは横が長すぎるので、シフト表の表部分のカレンダーを作成しても日付が十分にとれません。 ここでは、とりあえず横30ピクセル 縦30ピクセルで作成してみます。 氏名とカレンダーの表をつくる 全体のデザインは後から行うことにして、シフトに入る人と時間の表をつくります。 サンプルでは、正社員かパートかを区別する「種別」、「氏名」「担当業務」「開始時間」「終了時間」と7:00~23時までの表をつくりました。 人数の合計欄を作る 今回は、各担当者の勤務時間とその時間に何人出社しているかの人数を計算するので、計算結果を表示する欄を先ほど作ったエクセルの表の右端と最下部に作ります。 勤務時間を自動計算する まずは、右端の勤務時間の計算からです。 勤務時間は、業務の開始時間と終了時間から算出します。 このままだと何も担当者がいない欄にも「0」が入ってしまうので、表示されないようにします。 一番上に作成した計算式のセルを下にコピーしていくと勤務時間のセルにすべて計算式が入ります。 時間ごとの人数を自動計算する 次に特定の時間に何人の人がシフトされているかを計算します。 使うエクセルの関数は、COUNTIFSです。 COUNTIFS関数は、指定した範囲の中で複数の検索条件に一致する数を算出します。 今回は各担当者の開始時間と終了時間が該当の時間内にあるかどうかをカウントします。 このセルを右にコピーしていけば、各時間の人数が求められるようになります。 デザインを揃える 最後に見やすいようにデザインを揃えます。 エクセルにタイトルや年月日欄、色を付けて完成です。 セルの挿入や削除でも先ほど作成した関数は壊れないので大丈夫です。 まとめ シフト表や勤怠管理表の作り方やエクセルテンプレートを紹介しました。 手書きでシフト表を作成している店舗なども多いと思いますが、エクセルでテンプレートを作ってしまえば自動的に日付や曜日が作成できるので、毎月シフト表を印刷するのが楽になります。 修正やもっと使いやすいシフト表にしたいと思った時にもエクセルをある程度覚えれば、簡単に修正できるので是非テンプレートを活用してオリジナルのシフト表を作成してみてください。

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時間帯別表示できるタイムシフト表をエクセルでつくろう

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機能1|シフト表をカレンダーで閲覧する 機能2|シフト表の総業務時間を計算する 機能3|シフト表の時間帯を選択できる 機能1|シフト表をカレンダーで閲覧する この記事で紹介するシフト表では、カレンダーをガントチャート風に右に伸ばしていくことで、記入していきます。 動画で紹介しているとおり、開始日と終了日を入力することで自動で日付を入力することが可能です。 機能2|シフト表の総業務時間を計算する この記事で紹介するシフト表では、シフト表の下部で業務日数を確認することができます。 総業務時間はシフト表下部の業務日数にシフト別の業務時間をかけ算することで算出可能です。 また人員が「0」の場合は、セルが黄色くなり、不足している人員を可視化することもできます。 機能3|シフト表の時間帯を選択できる シフト表上部の一覧表で、「シフトの分類」を作成・管理することができます。 分類ごとに「開始」「終了」時間を入力することで業務時間を変更可能です。 また一覧表を拡張すれば、シフトの分類を増やすこともできます。 エクセル関数でシフト表を作成する手順 ステップ1|開始日と終了日 ステップ2|No, 氏名, 役職 ステップ3|日付 ステップ4|曜日 ステップ5|見た目を整える ステップ1|開始日と終了日 画像のように「開始日」と「終了日」の一覧表を「B2:C3」の範囲に作成します。 ステップ2|No, 氏名, 役職 次に、「No」「 氏名」「 役職」を入力します。 「B6」「C6」「D6」に文字列を入力したら、それぞれのセルを一つ下のセルと結合しておきましょう。 続いて、人員の数に応じて、罫線を引きます。 ステップ3|日付 日付を入力します。 すると、「F6」に入力した数式が終了日セルまで入力されます。 次の手順で操作します。 ホームタブのにある書式横のドロップダウンを開く• 「その他の表示形式 M 」をクリック• 最後に、日付が入力されている列を選択し、列幅を「4. 5」に修正します。 これで、日付の入力は完了です。 ステップ4|曜日 日付ごとに曜日を入力します。 これで、一つ上のセル「E6」の日付に対する曜日が一文字で表示されます。 あとは、「E7」セルを終了日までコピーすれば、各日付ごとに曜日を表示することができます。 ステップ5|見た目を整える 値の入力ができたら、最後に画像のように見た目を整えます。 まず、日付と曜日が入力されているセルの表示を「中央揃え」にします。 続いて、シフト表全体に罫線を引きます。 これで、シフト表の必要情報が全て入力できました。 手順2|シフトの分類を記載していく 次にシフトの分類を一覧表に記載していきます。 画像のように、「E2:K4」セルに一覧表を追加します。 なお、分類の数が多い場合は枠を増やすことで対応できます。 手順3|開始日と終了日を記入したら、カレンダーが自動で出力されるようにする 続いて、開始日と終了日から、自動でシフト表の日付を出力されるように修正を加えていきます。 ここで使用しているのは「IF 論理式, 真の場合, 偽の場合 」を利用した数式です。 あとは、「F6」の数式を残りの日付セルにコピーすれば「開始日」と「終了日」から自動でカレンダーが出力されるようになります。 手順4|土日を条件付き書式で色を変える 次は、画像のようにカレンダーの内、土日の列に色をつけていきます。 手動で色をつけるのではなく、「条件付き書式」という機能を使用して日付と連動して自動で色がつくように設定していきます。 まずは、「日曜」列に自動で色付けをする設定をしていきます。 下記の手順で操作しましょう。 「E6」セルを選択• ホームタブの「条件付き書式」をクリック• 「ルールの管理 R 」をクリック• 上部のドロップダウンリストから「このワークシート」を選択 続いて、次の手順で条件を設定します。 「新規ルール N 」をクリック• 「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択• 「土曜」列に色付けする場合も同様の手順で、「次の数式を満たす場合に値を書式設定 O :」に入力する数式を次のように修正すれば設定完了です。 まず、「祝日」がいつかを把握するため、次の手順で「祝日」マスタを作成します。 「祝日」という名前のシートを追加• から「祝日マスタ」をコピー• 「祝日」シートに「テキスト」で貼り付ける 次に、作成した「祝日マスタ」を利用して、条件付き書式を設定します。 「E6」セルを選択• ホームタブの「条件付き書式」をクリック• 「ルールの管理 R 」をクリック• 上部のドロップダウンリストから「このワークシート」を選択• 「新規ルール N 」をクリック• 「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択• 「書式 F 」をクリックして、適用したい書式を設定• これで土日に加えて、祝日についても色がつくように設定できました。 手順6|シフト表にシフトを入力する シフト表へ、画像のように、シフトの分類で記入していきます。 手順7|COUNTIFでシフト数をカウント 各シフトの分類がいくつあるかを自動でカウントさせて表示させます。 画像のようにシフト数が「0」の場合はセルを黄色で表示します。 続いて、表示が「0」だった場合に、黄色く塗りつぶす条件付き書式を設定します。 「E18」セルを選択• ホームタブの「条件付き書式」をクリック• 「ルールの管理 R 」をクリック• 上部のドロップダウンリストから「このワークシート」を選択• 「新規ルール N 」をクリック• 「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択• 「書式 F 」をクリックして、適用したい書式を設定• 手順8|見た目を整える 最後に、見た目を整えたら完成です。 画像のようにシフト表以外の部分を選択した状態で、塗りつぶしを実行しましょう。 動画で紹介しているシフト表のテンプレートを無料ダウンロードする この記事で紹介しているシフト表のテンプレートは以下のフォームから無料でダウンロード可能です。 ぜひ、ダウンロードして活用してみてください。 読み込んでいます… エクセルマクロVBAでシフト表を作ってみる この記事では、エクセルマクロVBAを使った方法は紹介していません。 しかしマクロVBAを使えば、さらに機能を増やすことができます。 一か月分の集計から、報告資料作成までうまく連携させることが可能です。 エクセルマクロVBAで出来ることを以下の動画でまとめているので、それらをシフト表を組み合わせることでさらにラクに仕事をこなすことが可能です。 もしエクセルマクロVBAを勉強したいのであれば、の動画講座をオススメします。 私も実際に試して、良い教材であることは確認済みです。 実際に教材を試して、以下のように短期間で難易度の高いマクロを書けるようになりました。 また「パソコンスキルの教科書」のYoutubeチャンネルに参加いただけると情報をいち早く受け取れるので、ぜひ登録をお願いいたします。 Filed Under:.

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