請求書 郵送 マナー。 請求書送付時の送付状の内容と書き方|個人・文例とテンプレート

請求書の送りかたを徹底解説!【送付状の例文から注意点まで】

請求書 郵送 マナー

私たちの生活の中でも身近な領収書ですが、領収書には、いったいどのような役割があるのでしょうか。 領収書の役割は以下の通りです。 請求書郵送の際の注意点 請求書をお客様の手元に届けるという業務は、金銭のやり取りに関わるために慎重に行わなければなりません。 請求書の内容や金額はもちろんの事、ビジネスマナーを含めた注意点に配慮しましょう。 ここで、請求書を郵送する際の注意点について詳しくご紹介します。 注意点 1)宛名は黒ボールペン、または黒の油性ペンで書く 封筒に宛名を記載する場合には、黒ボールペンまたは黒の油性ペンで書きましょう。 水性ペンの場合は、少しの雨で文字が滲んでしまい、宛名が読み取れなくなる可能性があります。 また、鉛筆での記入は消しゴムで簡単に文字が消えてしまうため、改ざん・宛名読み取り不明などのリスクが伴います。 そのため、ビジネスでは常にボールペンか油性ペンを使用しましょう。 2)修正テープ、修正ペンは使わない 封筒の宛名を誤って記入してしまった場合、修正テープや修正ペンで修正することなく、新たな封筒を用意しましょう。 3)添え書き ダイレクトメールや広告目的の封書も多く届くため、他の請求書と区別がつくよう封筒の表の左下に「請求書在中」と記載しましょう。 文字の大きさは氏名よりも小さく住所と同等、または一回り小さく書きます。 また、色で差別化を図ることも効果的であり、住所が黒文字なら赤や青の油性ペン、またはボールペンで書くと良いでしょう。 「在中」は封筒の中に書類や金品が入っている意味を表す、ビジネスシーンでよく活用される用語です。 「請求書在中」の他に「見積書在中」「納品書在中」「保険証在中」「確定申告書在中」「契約書在中」など、封筒の中身に合わせて使い分けができるため、便利な用語として広く知られています。 「請求書在中」の便利なシャチハタ式スタンプも100円均一や文房具店、オフィス文具ネット販売サイトで販売しています。 スタンプを使用すれば、「請求書在中」と簡単に封筒に押すことができ、業務も効率化できるでしょう。 4)送付書の同封 請求書を郵送する場合には、請求書と一緒に送付書を同封すると丁寧です。 送付書を送る際は宛名や差出人名、年月日、挨拶文と一緒に、銀行振り込み先、振込期限などを記載しましょう 5)書類の折り方 A4サイズの請求書を封筒に入れるためには、封筒に入るサイズに折る必要があります。 A4サイズの請求書を折る際には、三つ折りを基本にしましょう。 三つ折りにする際は、請求書を上段、中断、下段に分けて考え、宛名が記載されている上段が上に来るように折ります。 そうすることで、相手先が書類を開ける際に一番はじめに目にするのが自身の宛名となり、いい印象を与えられると考えられています。 6)郵便物の重さに適応した切手を貼りましょう。 切手代が不足しているとトラブルを招きかねません。 トラブルを避けるためにも、郵便物の重さを1つ1つ確認し、重さに合わせて切手を貼りましょう。 郵送準備の際、郵便物の重さを量るためにレタースケール(計量器)を用意する事をおすすめします。 レタースケールが手元にない場合には、郵便窓口で郵便物の重さを確認してから郵送すると安心です。 もしも郵便物の切手代が不足している場合、以下のように郵便物は取扱されます。 差出人に返送されないと、受取人が不足の料金を払わなければならなくなります。 受取人が不足の料金を払う状況は大変失礼にあたります。 そうならないためにも、しっかりと重さ、厚み、サイズを確認してから送りましょう。 請求書は信書? 請求書は「信書」に分類されます。 信書とは「特定の受取人に対して、差出人が意思や事実を通知する文書」です。 請求書のほかにビジネスで活用される信書は以下の通りです。 信書に該当する書類 請求書、見積書、領収書、申込書、申請書、契約書、依頼書、納品書、照会書、回答書、承諾書 信書は宅配便やメール便では取扱が無く、郵便を利用しなければなりません。 万が一郵便以外で信書を送ってしまった場合には郵便法の違反となるため注意が必要です。 しかし以下の条件を満たすと、宅配便と信書を同封することが可能になります。 荷物と一緒に送る• 荷物が主体で信書が付属である• 信書の内容が荷物の送付と密接に関連すること• 封をしていない無封の状態であること インターネットで品物を注文した際、荷物と一緒に納品書や請求書が同封されているケースがあります。 そうした場合は上記記載の条件を満たしているため、同封が可能となります。 請求書を郵送で安く発送する方法 最安値で書類を郵送できるミニレター 書類1枚を安価に送りたい場合には、ミニレターがおすすめです。 郵便局で取扱いされている商品であり、封筒と便箋が結合している郵便書簡とも呼ばれています。 郵便物の重さ25g以内であれば62円で送れるため、普通郵便よりも20円ほど安価で利用することが可能です。 ただし、25g以上になると62円が120円となってしまうため注意してください。 ミニレターは送料が安価である点が魅力ではありますが、相手からはハガキと取られるかもしれません。 目上の人にハガキを送ることは失礼にあたるので、ビジネスでの活用にはあまり適さないでしょう。 中身が見えない封筒で郵送 請求書はビジネスの取引を証明する証憑書類です。 そのため、第三者に内容を知られないようプライバシーを守らなくてはなりません。 特に請求書は金銭のやり取りに関わるので、細心の注意が必要となります。 請求書を郵送する際は、中身が透けにくい色として知られるグレーやブルー、若竹色(緑)といった封筒を選択することをおすすめします。 また、中身が透けにくい加工がされた封筒や、少し厚めの封筒を活用することもおすすめです。 自社のイメージにあった色、形式の封筒を見つけましょう。 以上、今回は請求書の郵送方法についてご紹介しました。 請求書を送る際の注意点やビジネスマナーは、いくつも存在します。 一度に習得することは困難ですが、請求書を郵送で送る場合にはぜひ参考にしてみてください。

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ビジネスの書類を郵送する際の注意点

請求書 郵送 マナー

請求書の封筒の書き方 ビジネスでは、郵送で請求書を渡すことが多くあります。 担当者にしっかりと請求書が届くように、封筒の書き方にも注意が必要です。 請求書に限らず、封筒に宛名などを記載するときには、基本的なビジネスマナーを守ることも大切です。 今回は、請求書を送付する際の封筒の書き方を紹介します。 住所や宛名は横書きか縦書きか? 封筒の書き方として、住所や宛名を縦書きに記載するか、横書きに記載するか、迷う方もいらっしゃるのではないでしょうか。 日本語で記載するときの正式な書き方は縦書きです。 ビジネスで一般的に使われている封筒も、長形や角形などの和封筒ですので、縦書きが向いています。 最近では、和封筒であっても横書きに記載することが増えてきました。 親しい間柄では問題ありませんが、請求書の送付はビジネスですので、縦書きで記載しましょう。 請求書を郵送するときには、宛名部分が窓あきになっている封筒を使うこともあります。 この場合の住所と宛名は横書きになります。 縦書きで住所と宛名を書くときには、漢数字を使います。 住所の場合は「十」を省略するのが基本で、「11」の場合は「一一」、「21」の場合は「二一」になります。 もちろん縦書きとなりますので、「ニ」の下に「一」を書きます。 封筒の選び方 請求書を送るときに使う封筒も紹介します。 先程お伝えしたように、ビジネスでは和封筒を用いるのが一般的です。 長形3号というA4用紙を三つ折りにして、ちょうど収まるサイズの封筒を使うことが多いです。 また、A4サイズの請求書を折り曲げずに郵送したい場合には、角形2号を使います。 請求書を送る件数が多いのであれば、窓つきの封筒がおすすめです。 宛名を印刷した紙を封筒の中にいれて、窓からみえるようにして郵送します。 宛名の印刷が手軽に早くできますので便利です。 請求書の場合は、金額や個人情報の記載がありますので、裏地に模様がついているなど、中身が透けて見えないようになっている封筒であれば、なお良いでしょう。 宛名の注意点 宛名の書き方にも注意しましょう。 請求書が入っている封筒の宛名には、担当者名を記載します。 会社名だけ記載すれば、正しい担当者へ届かない恐れもありますし、経理へ直接届くこともあります。 経理へ届いた場合には、経理の方が何の請求なのか把握しておらず、電話で確認する必要が生じたり、トラブルに発展する可能性もあります。 社員が数人の小さな会社や個人宛ての請求であれば、担当者名がなくても問題ありませんが、基本的には、請求の内容をしっかりと理解している担当者の名前を封筒に記載しましょう。 請求書在中と記載するのか? 一般的な封筒の書き方と、請求書をいれた封筒の書き方の一番の違いは、「請求書在中」と記載しているかどうかです。 請求書を入れる封筒には、「請求書在中」と青色で記載しましょう。 会社には毎日たくさんの郵便物が届きます。 ダイレクトメールと間違えて処分されてしまうなどのトラブルに発展することもありますので、ひと目でわかるように記載するのがマナーです。 「請求書在中」というスタンプもありますが、手書きでも問題ありません。 縦向きの封筒であれば左下に、宛名と同じく縦書きで記載しましょう。 窓つき封筒など、横向きの封筒の場合は、右下に横書きで記載します。 手書きの場合は、「請求書在中」という文字の周りを四角で囲っておきましょう。 一般的には、角を少し丸くした四角で囲みます。 できれば線は定規を使って丁寧に記載しましょう。 相手が気持ちよく請求書を受け取るための封筒の書き方のマナーです。 御中は使わないことが多い? 宛名の書き方ですが、個人宛ての手紙では宛名のしたに「様」を記載し、会社宛ての手紙では会社名の最後に「御中」と記載します。 例えば、「株式会社〇〇 御中」という書き方になります。 しかし、先程お伝えしたように、請求書を郵送する場合には、宛名に担当者名を記載します。 担当者名を記載した場合には「御中」ではなく、「様」を使います。 担当者名を記載するときの書き方は、縦書きの場合には会社名を書いた左側に名前を書き、名前の下に「様」をつけます。 横書きの場合は、会社名の下に担当者名です。 会社名に「御中」をつけて、名前にも「様」をつけるのは、間違った書き方ですので注意しましょう。 担当者名を書くのがマナーですので、社員が数名の小さな会社の場合は別として、請求書の封筒に「御中」と記載することは、ほとんどありません。 個人宛ての請求書 個人宛てに請求書を送るときも、封筒の書き方は同じです。 宛名に会社名ではなく、個人名を記載します。 例えば「山田 太郎 様」という書き方になります。 送り先が個人事業主の人で屋号がある場合には、最初に屋号を記載し、次の行に名前を記載しましょう。 個人であっても、受け取る側がすぐにわかるように「請求書在中」と記載しておくと親切です。 A4サイズの請求書を郵送 請求書のサイズに決まりはありませんが、A4サイズの紙に印刷することが増えてきました。 封筒の選び方でもお伝えしましたが、A4サイズの請求書を封筒にいれる時には、3つ折りにして長形3号の封筒にいれるか、折り曲げずに角形2号の封筒にいれることが一般的です。 折り曲げずに角形2号の封筒に入れるときには、請求書をクリアファイルに入れると丁寧です。 雨の日に郵便物を運ぶと、封筒が濡れることもありますが、クリアファイルにいれておけば請求書が濡れないため、安心できます。 裏面の書き方 請求書の封筒の裏面は、一般的な郵便物と同じ方法で記載します。 記載する内容は、自分の住所、郵便番号、会社名、部署名、名前です。 表面と同じく縦書きが正式な書き方です。 和封筒は、裏面の真ん中に紙の重なった部分があります。 真ん中の線をはさんで右側に住所、会社名、部署名を記載し、左側に名前を書きましょう。 郵便番号は、両方の上に横書きで書きます。 封筒によっては、郵便番号の欄が事前に印刷されていることもありますので、その場合は印刷に合わせて記載しましょう。 封筒の表面が横書きのときは、裏面も横書きで記載します。 郵便番号、会社名、部署名、名前の順に書きます。 退職金の請求書の封筒の書き方 退職金は、すべての会社がもらえるものではありませんが、就業規則に退職金の支給がされると記載されている場合にはもらうことができます。 一般的に、退職後どのくらい経過してから、どのように支給されるかも就業規則に書かれています。 その期日に合わせて請求書を送付しましょう。 退職金共済へ請求する場合は? 会社が「退職金共済」に加入していた場合には、「退職金共済」に退職金の請求をします。 この場合には、「請求書在中」と記載せずに、通常の郵便と同じく送付しても問題ありません。 宛名の送付先ラベルがホームページからダウンロードできるようになっていることもありますので、印刷して封筒の表面に貼り付けても良いでしょう。 裏面には、自分の住所と名前を記載し郵送します。

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ビジネスの書類を郵送する際の注意点

請求書 郵送 マナー

添え状の書き方• 請求書を送付する封筒の書き方• 「御中」「様」の使い方• 用紙選びと用紙の折り方• 押印する際の注意点• メールで送付する際の注意点• 請求書の保管方法• 継続取引型の場合• 受注請負型の場合• 会計ソフトで作成する• あわせて読みたい 請求書を作成する場合には、さまざまなルールがあります。 取引先との信頼関係のためにも、正しい金額を記載することはもちろんですが、その他にも注意すべき点が多々あります。 ここでは、請求書に記載すべき必要項目とともに作成するうえで注意すべき点などをテンプレートを用いながらご紹介します。 請求書とは 請求書とは、取引先にお金を払ってもらうための書類です。 取引した相手に商品やサービス代金支払ってもらうために請求書発行日付・請求合計金額・入金振込先などを記載します。 請求書を作成する場合には、取引先との信頼関係のためにも、税務署に疑いをかけられないためにも、請求書を発行する際の注意点や経理の基本についてはしっかり理解しておきたいものです。 正しい請求書を発行するためのポイントは「正しい金額を記載すること」「控えを残すこと」「請求書を管理するための連番を入れる」の3つです。 ここでは、請求書の書き方や作成する際のルールについて、ご紹介します。 請求書の書き方 個人事業主が 請求書を作成する際には、14個の項目を記載する必要があります。 会社宛て、屋号宛てに請求書を送付する際には、取引先の社名のあとに「御中」、担当者宛てに送付する場合には「様」と記載します。 発行日は、業種によってタイミングが違うこともあります。 取引先にも確認するようにしましょう。 同一の顧客に対して複数枚の請求書を発行する場合もありますので、分かりやすいように管理番号を記載します。 個人事業主で屋号を使用している場合には、その屋号の印鑑を押印します。 そして、別途記載した請求明細の合計額と一致するようにします。 エクセルで作成する場合には、最初から数式を入力しておくとミスがなくなるのでおすすめです。 消費税が課されない商品であるなどの特別の事情がないかぎりは、必ず記載します。 値引きがない場合には、空欄で構いません。 日付、数量、単価なども間違いがないように作成しましょう。 契約書で入金条件が決まっている場合もありますので、契約書を確認してから請求書を送付するようにしましょう。 入金口座については、ひとつの口座のみ記載するケースと、複数の銀行口座を記載して相手先に都合のよい口座を選択してもらうケースがあります。 このとき一緒に銀行コードや支店コードも記載しておくと振込む側にとって便利です。 先方負担としてもらう場合には「恐縮でございますが、振込手数料は貴社にてご負担ください。 」などの文言を添えるようにしましょう。 添え状の書き方 請求書を取引先に送る際には、請求書だけ送るのではなく添え状を同封するのがマナーとされています。 請求書の添え状は、特に決まった形式はありませんが、時候の挨拶や日頃の感謝を伝えて前文、主文、末文を入れるのが一般的です。 請求書を送付する封筒の書き方 請求書を送付する際には、請求書を入れる封筒にも注意しましょう。 5cm程度あけて、できれば1行で書くようにします。 2行目は1字分下げて書き出すようにします。 住所は漢数字が原則です。 書き出しは、中央よりやや右に住所より1字分下げるようにします。 文字の大きさは、住所よりひと回り大きな文字で書きます。 「請求書在中」のスタンプも市販されていますし、最初から印刷することで工数を省略することができます。 請求書作成のマナー・保管方法 請求書を発行する際には、「御中」「様」の使い方や添え状の書き方など、さまざまなルールがあります。 最近はメールで請求書を送付するケースも増えてきましたが、その際にもメールの文面等に注意する必要があります。 「御中」「様」の使い方 取引先名のあとに記載する敬称には「御中」「様」があります。 「御中」は取引先名が個人名ではなく、官庁・会社・団体などの場合に記載する敬称です。 「様」は担当者宛てなど個人名宛ての場合に記載する敬称です。 担当者名の前に会社名を記載するケースがありますが、会社・団体の後に個人名がある場合には「御中」は使用しません。 なお、「御中」と「様」は同時には使用できませんので注意しましょう。 用紙選びと用紙の折り方 請求書を作成する場合には、原則としてA4サイズの用紙を使用します。 なおA4の用紙を郵送する場合には、その折り方にもマナーがあります。 まず文面を内側にして下から3分の1を折り、次に上の3分の1を折ります。 請求書を入れる封筒のサイズですが、A4サイズの請求書を送付する場合には、基本的に長3封筒を使用します。 押印する際の注意点 押印は署名の最後のひと文字に少しだけかかるように押すようにしましょう。 署名と離れた場所に押印してしまうと、正式な請求書として効力がなかったり無効となったりしてトラブルの原因になってしまうこともありますし、再発行を求められるケースもありますので、注意しましょう。 押印する際には氏名から離れすぎず、文字に重なり過ぎないようにバランスよく押印することが大切になります。 メールで送付する際の注意点 最近は請求書をメールで送付するケースも増えてきました。 ただし、メールで請求書を送付する場合は、事前にメールで送付して良いか、取引先に確認をしてからにしましょう。 取引先に確認もせずに、いきなりメールで送付するにはマナー違反です。 なお、メールで送付する際にはExcelやWordで作ったまま送付するのではなく、PDFに変換してから送るようにしましょう。 請求書の保管方法 請求書は、必ず控えを保管しておきます。 請求書の控えを管理することは、売上を管理するためにも大変重要です。 控えがあれば、何らかの理由で金額が変更になったり値引きをお願いされたりした場合も、スムーズに対応することができます。 なお、金額に変更があり再発行をした場合には、先方にすでに送っている請求書は破棄してもらって、再発行する請求書の余白に「金額変更、請求書再発行」などとメモをしておきましょう。 これは、もしも税務調査が入った場合に、誤解を招かないようにするためです。 請求書発行のタイミング 請求書を発行する場合には、取引の形態が継続取引型か受注請負型かで発行のタイミングが違ってきます。 継続取引型の場合 webサイトの運用や事務の代行、家事の代行など、商品やサービスの発注を継続的に受けて引渡しや提供をする継続取引型の取引の場合には、請求書は基本的に毎月発行します。 締日と支払日については、取引先との契約で決められている場合もありますが、取引先に確認をして、毎月決められたタイミングで発行します。 受注請負型の場合 Web制作や建設業、ソフトウェアの開発など、契約の際に仕様を決めて受注し、完成してから納品をする受注請負型の取引の場合には、請求書は基本的に納品した時に行います。 業務を終了し、検収書の受領は事務担当者からの業務完了の報告を受けたら、迅速に請求書を作成しましょう。 なお着手金を受け取る取決めがある場合には、契約締結後に請求書を作成することになりますので、契約締結の際に確認しておきましょう。 ソフトで請求書の作成もできる 請求書は市販のものでも自作のものでも、これでなければいけないという決まりはありません。 取引先によっては、指定の請求書用紙を使用しなければいけない場合もありますが、そのようなケースを除けば、自分が管理しやすい形式で構いません。 ただし、取引件数が多くなってきたら専用ソフトで作成する方が間違いないですし、作業時間を省略することもできるのでおすすめです。 会計ソフトで作成する クラウド会計ソフトfreeeでは、必要な項目を入力するだけで請求書をすぐ作成することができます。 テンプレートも自由にカスタマイズすることができますし、請求先情報を入力するだけで、請求書をすぐ作成できますので、請求書の作成時間をぐっと短縮できます。 まとめ• 請求書を作成する場合には、さまざまなルールがある。 請求書を郵送する時には「添え状」を同封するのがマナーであり、その書き方にもルールがある。 メールで請求書を送付する場合には、取引先に確認してから送付する。 以上、請求書を作成する際には、さまざまなルールやマナーがあります。 ルールやマナーに注意して、適切に作成・管理をするようにしましょう。 あわせて読みたい 経理業務は、重要性をしっかり理解したうえで会社の生産性を高めるために、効率よく行っていくことが必要です。 以下の記事では、経理業務を効率よく行うための知識やノウハウをご紹介しています。 あわせてご覧ください。

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